Pendelegasian yang Efektif

Dua orang manajer, yang satu terlihat begitu rajin, tumpukan dokumen in-and-out berserakan di mejanya. Ia datang paling pagi, pulang paling malam, belum lagi membawa setumpuk dokumen pekerjaan ke rumahnya.

Tiba di rumah hanya mengambil waktu sebentar untuk mandi, makan dan bicara dengan istri dan anak, kemudian tenggelam lagi dengan pekerjaan yang harus ia selesaikan karena esok hari diperlukan untuk bahan rapat dengan atasan. Rapat sering membuatnya panik karena tidak siap dengan materi yang harus dipersiapkannya.

Sudah tiga tahun lebih ia tidak sempat mengambil cuti karena begitu sibuknya. Manajer yang satu lagi, terlihat begitu santai, hanya beberapa tumpukan tipis di mejanya, memang sepertinya banyak berbicara dengan anak buah bergantian, ketika waktu rapat tiba dengan santainya ia masuk ruang rapat.

Sore hari tidak terlihat membawa setumpukan dokumen seperti rekannya yang tadi. Tiba di rumah, mandi, makan dan sempat bercengkerama dan bersenda-gurau dengan istri dan anaknya. Tiap tahun ia mengambil cuti untuk menikmati liburan bersama keluarga. Mereka sama-sama sarjana, lulusan universitas terkemuka.

Di atas adalah gambaran atau contoh ekstrem dari dua orang manajer. Yang pertama bukan seorang manajer yang efektif, sekalipun ia rajin, serius–jarang tertawa, sedangkan yang kedua manajer yang efektif sekalipun terlihat kurang rajin bahkan cenderung santai–banyak tertawa, lebih ceria.

Anda sudah dapat menebaknya apa yang membedakan keduanya. Delegasi! Manajer yang pertama tidak bisa menjalankan atau melakukan delegasi, sedangkan yang kedua melakukan delegasi dengan baik.

Seorang manajer yang efektif adalah seorang yang melakukan tugas dan tanggung jawabnya dengan efektif, sesuai dengan kurun waktu yang diberikan kepadanya, melalui orang lain yang menjadi bawahan atau anak buahnya. Semua pekerjaan selesai pada waktunya, tanpa ia sendiri harus mengerjakannya.

Seorang manajer yang pandai mendelegasikan akan menikmati keuntungan bagi dirinya sendiri. Pertama, mencapai atau memperoleh lebih banyak hasil, ketimbang dengan mengerjakannya sendiri. Kedua, mempunyai lebih banyak waktu untuk memikirkan hal-hal yang bersifat strategis, berdampak luas dan berjangka panjang. Ketiga, karena dua alasan yang disebutkan, ia akan mempunyai kesempatan lebih besar untuk memperoleh promosi.

Delegasi akan bermanfaat bukan saja terhadap dirinya, namun juga terhadap bawahan yang dipimpinnya akan memperoleh manfaat, antara lain memberikan mereka kesempatan untuk mengambil bagian, meningkatkan keterampilan dan kerja sama dengan manajer, juga memperoleh kesempatan untuk naik jabatan.

Dan akhirnya, tentu organisasi atau perusahaan akan memperoleh keuntungan seperti meningkatnya atau tingginya output, dalam waktu yang lebih singkat dan ruang lingkup yang lebih luas. Banyak manajer yang enggan, tidak mau melakukan delegasi, bukan karena tidak bisa, namun karena alasan-alasan yang bersifat pribadi.

Yang paling umum antara lain merasa terancam jika ia mendelegasikan pekerjaan maka akan terlihat oleh atasan, tanpa keberadaan dirinya pun pekerjaan berjalan lancar; karena merasa bahwa anak buahnya tidak siap, tidak dapat menangani pekerjaan yang akan didelegasikan.

Lalu bagaimana sebaiknya? Robert B Nelson, dari Blanchard Training and Development, dalam bukunya, Delegation (Scott,Foresman and Company), mengatakan bahwa untuk dapat melakukan delegasi dengan baik dan efektif, ada empat tahap yang perlu diperhatikan:

Pertama, persiapan. Manajer harus menyediakan waktu untuk terlebih dahulu membuat persiapan sebelum mendelegasikan. Ada pekerjaan-pekerjaan biasanya yang bersifat rutin dan tidak bersifat strategis yang tidak perlu ia sendiri yang melakukannya, itulah pekerjaan yang paling tepat untuk didelegasikan.

Kedua,proses delegasi.Setelah persiapan matang, maka manajer harus berbicara dengan jelas dengan setiap anggota tim atau masing-masing bawahan seperti soal maksud dan sasaran yang harus dicapai, apa saja yang harus dicapai dalam kurun waktu yang ditetapkan, ukuran atau standardisasi yang bersifat kuantitatif, disertai wewenang yang mengiringi pendelegasian pekerjaan yang bersangkutan.

Ketiga, monitoring (pemantauan) dan mentoring (bimbingan pribadi). Ada ungkapan “trust is good, but control is better.” Manajer harus memberikan kepercayaan terhadap bawahan, akan tetapi bukan berarti kepercayaan tanpa reserve yang membabi buta. Apabila ada penyimpangan atau kekurangan dapat segera dilakukan koreksi atau perbaikan.

Keempat, evaluasi. Semakin banyak jumlah anak buah, semakin diperlukan evaluasi atas semua pekerjaan yang dialokasikan dan didelegasikan terhadap masing-masing bawahan. Proses evaluasi akan juga memperlihatkan bawahan yang mana yang sangat berpotensi dan kelak bisa menggantikan diri sang manajer.

Ingat delegasi yang dilakukan efektif memberikan manfaat kepada manajer yang bersangkutan, kepada bawahan dan perusahaan atau organisasi. Delegation is the art of doing and accomplished tasks through others.

*) Disarikan dari artikel Eliezer H. Hardjo PH.D. CM, Anggota Dewan Juri ReBi & Institute of Certified Professional Managers di Koran Sindo

Leave a Reply

Fill in your details below or click an icon to log in:

WordPress.com Logo

You are commenting using your WordPress.com account. Log Out / Change )

Twitter picture

You are commenting using your Twitter account. Log Out / Change )

Facebook photo

You are commenting using your Facebook account. Log Out / Change )

Google+ photo

You are commenting using your Google+ account. Log Out / Change )

Connecting to %s